Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Огляд
обліково – статистичної роботи
Богодухівського районного суду Харківської області
за 2019 рік
Для проведення огляду обліково – статистичної роботи суду використовувались статистичні матеріали, матеріли протоколів оперативних нарад з працівниками апарату суду та суддями, матеріали з кадрового забезпечення Богодухівського районного суду Харківської області.
Плани роботи Богодухівського районного суду Харківської області складаються на півріччя та затверджуються головою суду. Плани роботи суду включають в себе наступні розділи: організаційна робота суду, здійснення правосуддя у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення, кадрова робота, аналітична робота суду, підвищення професійної майстерності суддів та апарату суду, господарська діяльність.
Плани роботи суду мають терміни виконання, передбачених в ньому заходів, виконавців, відмітки про їх виконання та аналітичні довідки про результати виконання запланованих заходів, передбачених планом.
В плані роботи суду передбачено проведення занять з працівниками апарату суду та надання методичної допомоги з питань практичного застосування автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3», проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з питань практичного застосування Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, застосування рішень Європейського Суду з прав людини, а також проведення аналізу організації роботи суду.
Фактів невчасного виконання поставлених завдань встановлено не було. За станом виконання запланованих заходів ведеться постійний контроль з боку керівництва суду.
Ведення діловодства в Богодухівському районному суді Харківської області та канцелярії суду, а саме, обробка, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень) тощо здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерної програми «Д-3» (надалі – АСДС) відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 (надалі – Положення) ( із змінами) та Засад використання автоматизованої системи документообігу суду Богодухівського районного суду Харківської області, затверджених рішенням зборів суддів №6 від 06.07.2015 ( із змінами внесеними рішенням зборів суддів Богодухівського районного суду Харківської області №9 від 30.07.2015), а також відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ №173 від 17.12.2013 (надалі – Інструкція з діловодства), яка станом на 01.01.2020 втратила чинність.
Наказом виконуючої обов’язки керівника апарату суду від 02.10.2018 № 02-04-18 «Про визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи надання доступу до неї» визначено відповідальних працівників за здійснення реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду.
Наказом виконуючої обов’язки керівника апарату суду від 14.05.2019 № 02-04-09 «Щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи надання доступу до неї» визначено відповідальних працівників за здійснення реєстрації вихідної кореспонденції суду.
Уся вхідна кореспонденція суду, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, і реєструються в АСДС в день її надходження.
Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, електронною поштою, на сайт суду надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду. Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі, здійснюється за пред'явленням оригіналу документа, що посвідчує особу. У разі непред'явлення таких документів або пред'явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник канцелярії, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.
При надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи). Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.
На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС.
Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) здійснюються згідно з індексами передбаченими Інструкцією з діловодства.
Після реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду відповідальними працівниками суду роздруковуються реєстри вхідної та вихідної кореспонденції, які підшивається в окремі номенклатурні справи.
Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальною особою апарату суду та додається до матеріалів судової справи.
Крім того, відповідальними працівниками канцелярії суду, після завершення автоматизованого розподілу судових справ (матеріалів, проваджень) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Після чого справи передаються головуючому судді для розгляду під підпис у реєстрі. Відповідні реєстри підшиті в окремі номенклатурні справи та знаходяться в канцелярії суду.
Формування і оформлення судових справ суду здійснюється секретарями судових засідань відповідно до вимог Інструкції з діловодства та вимог процесуального законодавства.
Згідно Плану роботи суду, періодично проводиться перевірка своєчасності, повноти і достовірності заповнення працівниками суду документів первинного обліку, правильність індексації вхідної та вихідної кореспонденції, первинного обліку та індексації справ та матеріалів. Протягом 2019 року було проведено 5 ( п’ять ) таких перевірок. За результатами перевірок встановлено, що первинний облік справ та матеріалів їх індексація здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства .
Наказом керівника апарату суду від 02.10.2017 № 02-04-31 «Про визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи надання доступу до неї» секретарів суду визначено відповідальними за заведення обліково – статистичних карток, проведення автоматизованого розподілу справ, повторного автоматизованого розподілу справ, внесення даних щодо судді у порядку неавтоматичного розподілу справ у випадках передбачених чинним законодавством та відповідно до рішень Зборів суддів Богодухівського районного суду Харківської області.
В штаті Богодухівського районного суду Харківської області відсутня посада спеціаліста по складанню звітності, наказом виконуючої обов’язки керівника апарату №02-04-23 від 27.12.2018, обов’язки по складанню статистичної звітності розподілено між працівниками канцелярії суду. При розподілі обов’язків, щодо складання статистичної звітності, до уваги бралась категорія справ за реєстрацію і розподіл якої відповідає секретар суду.
Згідно штатного розпису суду в суді 1 посада старшого секретаря та 3 посади секретарів суду, на даний час всі посади зайняті. З чотирьох працівників канцелярії мають юридичну освіту дві особи, проте всі працівники канцелярії суду мають значний досвід роботи, оскільки працюють в суді 17 - 26 років.
Дотримання працівниками канцелярії суду вимог щодо первинного обліку і ведення судової статистики знаходиться на особистому контролі голови суду та заступника керівника апарату суду.
Працівники канцелярії забезпечують дотримання єдиного порядку обліку та опрацювання статистичних даних для складання звітів і аналітичних оглядів, ведуть автоматизований облік реєстраційних карток в КП «Д-3», здійснюють оперативний пошук обліково-інформаційних даних.
Статистичні звіти про роботу суду за відповідні звітні періоди формуються автоматично за допомогою автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерною програмою «Д-3» на підставі відповідних документів первинного обліку справ і матеріалів та подаються на встановлену дату в електронній формі до територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області з дотриманням умови щодо засвідчення електронним цифровим підписом відповідальних осіб, після остаточної дати надсилаються ще й у паперовому вигляді з обов’язковим їх підписанням головою суду або особою, яка її замінює, а також виконавцем.
Систематично ведеться робота, спрямована на вдосконалення порядку ведення обліково-статистичних карток. Надається практична допомога працівникам апарату суду, які безпосередньо несуть відповідальність за внесення даних в обліково-статистичні картки, а саме: проводяться індивідуальні навчання з наданням роз’яснень щодо формування електронних справ та результатів їх розгляду. Крім того, проводяться семінарські заняття з працівниками апарату суду, під час яких аналізуються помилки, допущені під час заповнення обліково-статистичних карток.
Як зазначалось вище після надходження матеріалу чи справи до суду відбувається первинна реєстрація цього документа, а саме: документу присвоюється вхідних номер, та передається секретарю суду для заведення обліково – статистичної картки на справу та внесення первинних даних.
Всі статистичні картки по цивільним, адміністративним, кримінальним провадженням та матеріалам, та справам про адміністративні правопорушення заповнюються вчасно. Вчасно вносяться дати відкриття провадження по справам, дати слухання справ із зазначенням причин переносу (в той же день, але не пізніше наступного), результати розгляду справи, резолютивні частини рішення, дати набрання законної сили.
Наказом виконуючої обов’язки керівника апарату суду від 02.10.2018 № 02-04-18 «Про визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи надання доступу до неї» визначено відповідальних працівників за внесення відомостей щодо дати набрання законної сили судовим рішенням до автоматизованої системи документообігу суду.
Секретарями суду також вносяться вчасно всі відомості до ОСК, як при надходженні справи до суду, так і після її повернення до канцелярії суду.
На постійному контролі в суді перебуває питання обліку сум судового збору. Для оперативного отримання достовірної інформації щодо надходження судового збору в КП «Д-3» реалізовано можливість реєстрації судового збору; автоматичного підрахунку сум сплаченого судового збору по платнику або цілком у справі; відображення інформації в обліково-статистичних картках; формування журналу обліку судового збору та побудови звітів. При зміні реквізитів для сплати судового збору необхідна інформація розміщується на веб сайті суду у розділі « Громадянам» та на інформаційній дошці в суді.
Дана ділянка роботи суду, а саме повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку, постійно контролюється з боку керівництва. Щоденно перевіряється вчасність відправлення судових рішень до ЄДРСР, щотижня перевіряється вчасність та повнота проставлення дати набрання законної сили рішеннями та заповнення ОСК.
З огляду на викладене вище, обліково-статистична робота в Богодухівському районному суді Харківської області підтримується на належному рівні та здійснюється відповідно до нормативно-правових документів, які регулюють питання судової статистики.
З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів є за доцільне:
В.о. голови
Богодухівського районного суду
Харківської області С.М. Харченко
_03_03.png)
