Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Огляд
обліково – статистичної роботи
Богодухівського районного суду Харківської області
за 2025 рік
Для проведення огляду обліково – статистичної роботи суду використовувались статистичні матеріали, матеріли протоколів оперативних нарад з працівниками апарату суду та суддями, матеріали з кадрового забезпечення Богодухівського районного суду Харківської області.
Плани роботи Богодухівського районного суду Харківської області на І півріччя 2025 року та ІІ півріччя 2025 року складено та затверджено головою суду 12 грудня 2024 року та 13 червня 2025 року, відповідно. Плани роботи суду включають в себе наступні розділи: 1. Організаційна робота суду, 2. Кадрова робота, 3. Аналітична робота суду, 4. Підвищення кваліфікації суддями та працівниками апарату суду, 5. Господарська діяльність.
Крім того, головою суду 12 грудня 2024 року затверджено План перевірки стану ведення діловодства по різним ділянкам роботи суду, ведення обліково – реєстраційної роботи в АСДС та архівної роботи в Богодухівському районному суді Харківської області на 2025 рік.
Плани роботи суду та План перевірки стану ведення діловодства по різним ділянкам роботи суду, ведення обліково – реєстраційної роботи в АСДС та архівної роботи в Богодухівському районному суді Харківської області мають терміни виконання передбачених в них заходів та перевірок, виконавців, відмітки про їх виконання та аналітичні довідки про результати виконання запланованих заходів, передбачених планами.
В плані роботи суду передбачено проведення занять з працівниками апарату суду та надання методичної допомоги з питань практичного застосування автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3», проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з питань практичного застосування Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, Інструкції щодо заповнення форми картки з обліку сум шкоди, завданої злочином, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях Закону України «Про доступ до судових рішень»,Закону України « Про судовий збір», а також проведення аналізу організації роботи суду.
Фактів невчасного виконання поставлених завдань встановлено не було. За станом виконання запланованих заходів ведеться постійний контроль з боку керівництва суду.
Ведення діловодства в Богодухівському районному суді Харківської області та канцелярії суду, а саме: обробка, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень) тощо здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерної програми «Д-3» (надалі – АСДС) відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, а з 01 квітня 2025 року - Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39, погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року №529 (далі – Положення), Засад використання автоматизованої системи документообігу суду Богодухівського районного суду Харківської області, затверджених рішенням зборів суддів №2/25 від 31 березня 2025 року, а також відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року №814 ( зі змінами) (далі – Інструкція з діловодства).
Наказом в.о. керівника апарату №02-04-07 від 11 лютого 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду» та наказом керівника апарату № 02-04-30 від 08 грудня 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду», відповідальну особу за опрацювання та реєстрацію вхідної, та внутрішньої кореспонденції суду в автоматизованій системі документообігу суду, що надходить в паперовому вигляді, за опрацювання та реєстрацію вхідної кореспонденції суду в автоматизованій системі документообігу суду , що надходить на електронну пошту, та через підсистему «Електронний суд», передачу всієї кореспонденції на розгляд керівництву суду, прикріплення вхідних документів до автоматизованої системи документообігу суду.
Уся вхідна кореспонденція суду, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, і реєструються в АСДС в день її надходження.
Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, електронною поштою, через підсистему «Електронний Суд», надається особисто або кур'єром, переданої від керівництва суду, якщо документи були отримані під час особистого прийому керівництвом суду, забезпечується канцелярією суду. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник канцелярії, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.
Вся вхідна кореспонденція реєструється у АСДС у день її надходження до суду. Індекс вхідної кореспонденції має наступний вигляд 613/ /25-вх дата надходження, індекс електронної пошти має такий вигляд 613/ ЕП- /25-вх дата надходження. Якщо в подальшому до суду в паперовому вигляді надходить документ, який вже надходив в електронному виді, йому присвоюється вже раніше визначений номер.
Номер вихідної кореспонденції має наступний вигляд, якщо це стосується справи то : єдиний унікальний номер справи/613/ /25-вих. дата виходу, якщо в подальшому документ буде поміщено до номенклатурної справи, то: номер номенклатурної справи/613/ /25-вих. дата виходу. Документ, який направляється за допомогою електронної пошти має наступний вихідний номер єдиний унікальний номер справи, чи номенклатурний номер справи/613/ЕП- /25-вих. дата відправлення.
При надходженні до суду документів, матеріалів кримінального провадження, адміністративних чи цивільних справ, справ про адміністративні правопорушення, перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи). Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи, яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи - також за часом їх надходження.
На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер і підпис особи, яка здійснила реєстрацію документа. Вся вхідна кореспонденція сканується та приєднується в електронному вигляді до реєстраційної картки в АСДС.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. В АСДС також формується номер провадження, який містить індекс, код суду, порядковий номер справи (матеріалів кримінального провадження) у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС.
Реєстрація та облік судових справ (матеріалів кримінального провадження) здійснюються згідно з індексами передбаченими Інструкцією з діловодства.
Після реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду діловодом роздруковуються реєстри вхідної та вихідної кореспонденції, які підшивається в окремі номенклатурні справи.
Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, особами відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, визначеними наказом керівника апарату.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями або протокол передачі справи раніше визначеному складу суду, який роздруковується, підписується відповідальною особою апарату суду та додається до матеріалів судової справи.
Крім того, відповідальними працівниками канцелярії суду, після завершення автоматизованого розподілу судових справ (матеріалів, проваджень) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Після чого справи передаються головуючому судді для розгляду під підпис у реєстрі. Відповідні реєстри підшиті в окремі номенклатурні справи та знаходяться в канцелярії суду.
Формування і оформлення судових справ суду здійснюється секретарями судових засідань відповідно до вимог Інструкції з діловодства та вимог процесуального законодавства.
Згідно Плану перевірки стану ведення діловодства по різним ділянкам роботи суду, ведення обліково – реєстраційної роботи в АСДС та архівної роботи в Богодухівському районному суді Харківської області, затвердженому головою суду 12 грудня 2024 року, періодично проводяться перевірки своєчасності, повноти і достовірності заповнення працівниками суду документів первинного обліку, правильність індексації вхідної та вихідної кореспонденції, первинного обліку та індексації справ та матеріалів. Протягом 2025 року було проведено 78 ( сімдесят вісім) перевірок стану ведення діловодства по різним ділянкам роботи суду, ведення обліково – реєстраційної роботи в АСДС та архівної роботи. За результатами перевірок встановлено, що первинний облік справ та матеріалів їх індексація здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства та діючого законодавства.
Наказом в.о. керівника апарату №02-04-07 від 11 лютого 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду» та наказом керівника апарату № 02-04-30 від 08 грудня 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду», секретарів суду визначено відповідальними за заведення обліково - статистичних карток, визначення категорії справи, проведення автоматизованого розподілу справ, повторного автоматизованого розподілу справ, передачу справи раніше визначеному складу суду, внесення інформації до автоматизованої системи документообігу суду щодо учасників судового процесу, вартісні показники, створення виконавчих листів та внесення відомостей щодо виконавчих листів, інформації щодо направлення справи до суду апеляційної чи касаційної інстанції, внесення результатів розгляду справи судами вищих інстанцій або проведення певних дій у справі, внесення інформації щодо передачі справи до електронного архіву суду.
Водночас, вищевказаними наказами визначено відповідальних за внесення інформації до автоматизованої системи документообігу суду про рух справи ( запити, залишення заяви без руху, повернення заяви, залишення без розгляду, відкриття провадження у справі, результати підготовчого провадження, зупинення провадження у справі, результати розгляду тощо) або проведення певних дій у справі, внесення відомостей щодо зміни (доплата, оплата судового збору) вартісних показників, формування в автоматизованій системі документообігу суду картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження та картки обліку сум шкоди, завданої злочином, за внесення відомостей щодо дати набрання законної сили судовим рішенням до АСДС та за реєстрацію та внесення організаційно – розпорядчих документів до АСДС.
В штаті Богодухівського районного суду Харківської області відсутня посада спеціаліста по складанню звітності, наказом в.о. керівника апарату №02-04-23 від 27 грудня 2018 року, обов’язки по складанню статистичної звітності розподілено між працівниками канцелярії суду. При розподілі обов’язків, щодо складання статистичної звітності, до уваги бралась категорія справ за реєстрацію і розподіл якої відповідає секретар суду.
Згідно штатного розпису суду в суді 1 посада старшого секретаря та 3 посади секретарів суду, на даний час всі посади зайняті. З чотирьох працівників канцелярії мають юридичну освіту дві особи, проте всі працівники канцелярії суду мають значний досвід роботи, оскільки працюють в суді понад 30 років.
Дотримання працівниками канцелярії суду вимог щодо первинного обліку і ведення судової статистики знаходиться на особистому контролі голови суду та керівника апарату.
Працівники канцелярії забезпечують дотримання єдиного порядку обліку та опрацювання статистичних даних для складання звітів і аналітичних оглядів, ведуть автоматизований облік реєстраційних карток в КП «Д-3», здійснюють оперативний пошук обліково-інформаційних даних.
Статистичні звіти про роботу суду за відповідні звітні періоди формуються автоматично за допомогою автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерною програмою «Д-3» на підставі відповідних документів первинного обліку справ і матеріалів та подаються на встановлену дату в електронній формі до територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області з дотриманням умови щодо засвідчення кваліфікованим цифровим підписом відповідальних осіб, після остаточної дати надсилаються ще й у паперовому вигляді з обов’язковим їх підписанням головою суду або особою, яка її замінює, а також виконавцем.
Систематично ведеться робота, спрямована на вдосконалення порядку ведення обліково-статистичних карток. Надається практична допомога працівникам апарату суду, які безпосередньо несуть відповідальність за внесення даних в обліково-статистичні картки, а саме: проводяться індивідуальні навчання з наданням роз’яснень щодо формування електронних справ та результатів їх розгляду. Крім того, проводяться семінарські заняття з працівниками апарату суду, під час яких аналізуються помилки, допущені під час заповнення обліково-статистичних карток.
Як зазначалось вище після надходження матеріалу чи справи до суду відбувається первинна реєстрація цього документа, а саме: документу присвоюється вхідних номер, та передається секретарю суду для заведення обліково – статистичної картки на справу та внесення первинних даних.
Всі статистичні картки по цивільним, адміністративним, кримінальним провадженням та матеріалам, та справам про адміністративні правопорушення заповнюються вчасно. Вчасно вносяться дати відкриття провадження по справам, дати слухання справ із зазначенням причин переносу (в той же день, але не пізніше наступного), результати розгляду справи, резолютивні частини рішення, дати набрання законної сили, заповнюються картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальне провадження та картки обліку сум шкоди завданої злочином.
Наказом в.о. керівника апарату №02-04-07 від 11 лютого 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду» та наказом керівника апарату № 02-04-30 від 08 грудня 2025 року «Про визначення функціональних обов’язків працівників апарату Богодухівського районного суду Харківської області в автоматизованій системі документообігу суду», визначено відповідальних працівників за внесення відомостей щодо дати набрання законної сили судовим рішенням до автоматизованої системи документообігу суду. Питання проставлення дати набрання законної сили судовим рішення знаходиться на постійному контролі у керівництва суду.
Секретарями суду також вносяться вчасно всі відомості до ОСК, як при надходженні справи до суду, так і після її повернення до канцелярії суду.
На постійному контролі в суді перебуває питання обліку сум судового збору. Для оперативного отримання достовірної інформації щодо надходження судового збору в КП «Д-3» реалізовано можливість реєстрації судового збору; автоматичного підрахунку сум сплаченого судового збору по платнику або цілком у справі; відображення інформації в обліково-статистичних картках; формування журналу обліку судового збору та побудови звітів.
Дана ділянка роботи суду, а саме повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку, постійно контролюється з боку керівництва.
З огляду на викладене вище, обліково-статистична робота в Богодухівському районному суді Харківської області підтримується на належному рівні та здійснюється відповідно до нормативно-правових документів, які регулюють питання судової статистики.
З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів є за доцільне:
В.о. голови
Богодухівського районного суду
Харківської області Станіслав ХАРЧЕНКО
08.01.2026
_03_03.png)
