Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Зборів суддів
Богодухівського районного суду
Харківської області
01 жовтня 2021 року №3
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Богодухівського районного суду Харківської області
1. Загальні положення
1.1 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 (далі – Положення), Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України , затвердженою наказом ДСА України від 20.08.2019 №814 (далі – Інструкція), відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.
1.2.Автоматизована система в суді забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді відповідно до розділу ІІ Положення про АСДС.
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду або особи, що його замінює та електронні примірники цих наказів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст .
2.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС та цими Засадами інформацію.
2.4. Використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку визначеному Законом України «Про електронні довірчі послуги».
2.5. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення про АСДС та цих Засад, забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.6. Відповідно до Положення про АСДС, персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст .
2.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.8. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції суду, розподіл судових справ між суддями, визначення присяжних, внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили, надання інформації про стан розгляду судових справ, централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді, надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших органів і установ, підготовка статистичних даних, передача судових справ до електронного архіву здійснюється у відповідності до вимог Положення про АСДС та цих Засад.
3.1. Після реєстрації справи в КП «Д-3» здійснюється її автоматизований розподіл та передача головуючому судді.
3.2. Розподіл справ у суді здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.
3.3. Справи передаються головуючому судді протягом робочого дня відповідно до реєстру, справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.
3.4. У суді застосовується :
- автоматизований розподіл справ під час їх реєстрації;
- розподіл справ шляхом їх передачі раніше визначеному судді;
- повторний автоматизований розподіл справ.
3.5. Справи не розподіляються конкретному судді :
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;
- за п’ять робочих днів слідчому судді, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- під час перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті понад 48 години.
3.6. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює заступник керівника апарату суду перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:
- відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;
- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією керівника апарату на довідці помічника судді або секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті. У разі необхідності до доповідної може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;
- відмітка «хвороба» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді керівника апарату суду, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.
3.7. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи, відпустка по догляду за дитиною до досягнення трьох років, відсторонення від здійснення правосуддя), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.
3.8. Раніше визначеному в справі головуючому судді передаються:
1) клопотання, скарги (подання), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР);
2) судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, цивільні і адміністративні справи, в яких скасовано ухвали про залишення позову без розгляду, про відмову в відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви, про забезпечення позову та інші ухвали, що не перешкоджають повторній участі судді в розгляді справи, після їх надходження з суду апеляційної інстанції;
3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
4) судові справи про перегляд заочного рішення;
5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язані з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
6) матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
7) зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;
8) заяви про відновлення втраченого судового провадження;
9) заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
10) заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
11) судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, незалежно від дати надходження справи, у разі, якщо попередня судова справа суддею не розглянута, окрім випадків, передбачених п. 3.5. Засад. У такому разі судові справи про адміністративні правопорушення розподіляються на загальних підставах;
12) справи про адміністративні правопорушення, в яких протоколи про адміністративні правопорушення були повернуті відповідному органу для належного оформлення, після повторного надходження до суду;
13) скарги та клопотання по одному кримінальному провадженню (1-кс) передаються тому раніше визначеному слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу);
3.9. У разі наявності обставин , які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (слідчого судді), що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між суддями ( слідчими суддями), які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки , встановлені чинним законодавством, це наступні справи:
1) клопотання, скарги (подання), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР);
2) судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, цивільні і адміністративні справи, в яких скасовано ухвали про залишення позову без розгляду, про відмову в відкритті провадження у справі, про повернення позовної заяви, про забезпечення позову та інші ухвали, що не перешкоджають повторній участі судді в розгляді справи, після їх надходження з суду апеляційної інстанції;
3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
4) судові справи про перегляд заочного рішення;
5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язані з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
6) матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
7) заяви про відновлення втраченого судового провадження;
8) заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
9) заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
10) справи про адміністративні правопорушення, в яких протоколи про адміністративні правопорушення були повернуті відповідному органу для належного оформлення, після повторного надходження до суду.
3.10. Судові справи , які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, реєструються та розглядаються відповідно до затвердженого наказом голови суду графіку чергувань ( слідчих суддів - у вихідні святкові та неробочі дні, інших суддів – під час виборчого процесу тощо) .
3.11. У разі якщо до суду надійшла заява (клопотання, подання) по справам та матеріалам, які були розглянуті в суді до 01.01.2011 та не внесені до КП «Д-3» (далі архівні справи), старший секретар суду, секретарі суду, відповідно до своїх функціональних обов’язків користувача, створюють в КП «Д-3» ОСК на архівну справу та відключають її від статзвіту. Якщо на момент надходження заяви (клопотання, подання), суддя який приймав рішення у цій справі працює в суді, то такі матеріали передаються йому в порядку визначеному в Положенні про АСДС та цих Засадах. Якщо суддя на момент настання цих обставин не працює в суді, то така заява (клопотання, подання) підлягає автоматизованому розподілу між суддями на загальних підставах.
3.12. У випадку приводу до суду підозрюваної особи, затриманої на виконання ухвали слідчого судді про привід з метою розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, на момент тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, тощо) строком, що перевищує 48 годин з моменту фактичного затримання підозрюваної особи, за доповідною запискою секретаря судових засідань або помічника судді на підставі розпорядження керівника апарату, здійснюється повторний авторозподіл судової справи з індексом «1-кс» - клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою.
3.13. Заяви про забезпечення позову (доказів), подані як додаток до позовної заяви (поданої в порядку ЦПК України, КАС України), підлягають реєстрації вхідною кореспонденцією з подальшим заведенням статистичної картки «2-з», «2-аз» та передачею на розгляд судді, який розглядає відповідну судову справу.
3.14. Заяви про зустрічне забезпечення після реєстрації на вхідній кореспонденції, передаються головуючому судді, який розглянув заяву про забезпечення позову, подану до подання позову або головуючому судді, який розглядає позовну заяву (у разі забезпечення позову, поданого разом із позовом або після подачі позову до суду).
3.15. Матеріали кримінальних проваджень, які повертались прокурору на підставі п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України, після їх повторного надходження до суду передаються на розгляд раніше визначеному судді.
3.16. Матеріали кримінальних проваджень, які в порядку, передбаченому п.4 ч.3 ст. 314 КПК України, направлялись до суду апеляційної інстанції та повернуті до суду першої інстанції для подальшого розгляду, передаються на розгляд раніше визначеному судді. У разі тимчасової неможливості здійснювати правосуддя (відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводиться автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».
3.17. У разі припинення повноважень слідчого судді або судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, справи з індексом «1-кс» (клопотання слідчих, скарг, заяв під час досудового розслідування) та кримінальні провадження щодо неповнолітніх на підставі розпорядження керівника апарату суду підлягають повторному автоматизованому розподілу відповідно до спеціалізації суддів з дня прийняття рішення зборами суддів або із дати припинення повноважень, вказаної у рішенні зборів суддів.
3.18.Окрім підстав визначених у п. 3.9, за розпорядженням керівника апарату суду повторний автоматизований розподіл судових справ також здійснюється у разі:
- автоматичного розподілу справ судді у перший день тимчасової непрацездатності, якщо такі справи не були передані йому по реєстру;
- коли суддя перебуває у нарадчій кімнаті, по справам:
1) клопотання про проведення обшуку ( ст. 234 КПК України);
2) клопотання про дозвіл на затримання з метою приводу ( ст. 188 КПК України);
3) подання державного чи приватного виконавця щодо вирішення питання про примусове проникнення до житла чи іншого володіння особи ( ст. 439 ЦПК України);
4) подання державного чи приватного виконавця щодо звернення стягнення на нерухоме майно боржника, право власності на яке не зареєстровано в установленому законом порядку( ч. 10 ст. 440 ЦПК України»;
5) подання державного чи приватного виконавця про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України ( ст. 441 ЦПК України).
- надання суддею (а у разі його відсутності помічником судді) вмотивованої службової записки керівнику апарату з перерахуванням обставин для здійснення повторного автоматичного розподілу судової справи у разі коли не проведення повторного автоматичного розподілу може негативно впливати на строки розгляду судової справи.
У разі помилково визначеної спеціалізації чи складу суду (один суддя замість трьох), неправильності налаштування табелю робочих днів суддів, особа яка здійснює автоматизований розподіл справ надає керівнику апарату доповідну записку, в якій повідомляє про причини настання вищеназваних обставин.
3.19. Якщо під час автоматизованого розподілу справи комп’ютерною програмою «Д-3» сформовано документ «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду негайно повідомляє про це керівника апарату суду. Коли причиною неможливості автоматизованого розподілу є недостатня кількість суддів, керівник апарату суду негайно повідомляє голову суду для вирішення вказаного питання.
3.20.У разі коли присяжний, який визначений КП «Д-3» для участі в конкретній справі, увільнений від виконання обов’язків присяжного на підставі розпорядження голови суду, секретар судового засідання подає таку справу до канцелярії суду для заміни присяжного. Підставою для заміни є розпорядження голови суду про увільнення присяжного. У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного, що бере участь у розгляді цивільних справ, заявлено самовідвід ( відвід) здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного, відповідно до ухвали судді (суду).
3.21. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, вжитих для їх усунення заходів. До складу комісії входять старший секретар суду та головний спеціаліст . Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи.
3.22. У разі настання обставин, визначених у п.п. 3.21 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян та строків розгляду справ, здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів.
3.23. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у п.3.21 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
4.1. Ці Засади є невід’ємним додатком до Положення про АСДС та набувають чинності з дня їх затвердження Зборами суддів.
4.2. У разі внесення змін до цих Засад, Збори суддів новим рішенням затверджують їх у новій редакції.
_03_03.png)
